Créer un prospect / dossier
et le compléter
De la première prise de contact au dossier prêt à être présenté : apprenez à créer un prospect en moins d'une minute, puis à le compléter pas à pas grâce au parcours rapide en 8 étapes du CRM La Centrale de Financement.
Créer en 40 secondes
Utiliser la création ultra-rapide pour ne jamais perdre un contact entrant.
Compléter sans oublier
Dérouler les 8 étapes du parcours rapide et savoir ce qui est réellement obligatoire.
Débloquer les documents
Comprendre pourquoi la DER, l'avis de faisabilité ou le mandat restent grisés.
Objectifs pédagogiques
À la fin de ce chapitre, vous serez autonome sur toute la phase amont d'un dossier : de la saisie du prospect jusqu'à un dossier suffisamment renseigné pour générer les documents réglementaires et lancer la recherche de financement.
Les 5 compétences visées
- Créer un prospect/dossier depuis n'importe quel écran du CRM.
- Réagir correctement à la détection de doublon.
- Choisir entre « Accéder aux simulateurs » et « Compléter le dossier ».
- Dérouler les 8 étapes du parcours rapide sans blocage.
- Identifier les éléments manquants qui empêchent de générer un document.
Le vocabulaire du CRM
| Prospect | Une personne (client potentiel). Une même personne peut porter plusieurs dossiers. |
| Dossier | Un projet de financement. C'est l'objet que vous suivez, avec sa référence CI-AP-26-… |
| Emprunteur | La ou les personnes du dossier. 1 emprunteur principal, jusqu'à 6 personnes au total. |
| DER | Document d'Entrée en Relation. Présente le conseiller et l'agence. Obligatoire et à transmettre au client. |
| Mandat | Mandat de recherche de financement : le contrat qui vous autorise à chercher un financement. |
| DDP | Demande De Prêt : le dossier présenté à une banque. |
| Faisabilité | Le panneau de droite qui recalcule en direct assiette, structure de financement et solvabilité. |
Le chemin d'un dossier, de A à Z
Sept écrans suffisent pour passer d'un appel entrant à un dossier prêt à être travaillé. Gardez ce schéma en tête : tout le chapitre suit exactement cet ordre.
Le bouton qui déclenche tout
Le bouton corail « + Prospect/Dossier » est présent dans l'en-tête de toutes les pages du CRM : tableau de bord, liste des dossiers, fiche dossier, agenda… Vous n'avez donc jamais à revenir à l'accueil pour créer un dossier.
Le bon réflexe avant de créer
Utilisez d'abord la barre de recherche (« Nom client, numéro de dossier, email… »). Si le client a déjà un dossier chez vous, mieux vaut ouvrir sa fiche que d'en créer une seconde. Le CRM vous préviendra de toute façon, mais autant partir du bon endroit.
Où retrouver le dossier ensuite ?
Dans le menu de gauche, l'icône dossier ouvre la liste complète
(Dossiers). Attention : cette liste est filtrée par mois
par défaut. Si vous ne voyez pas votre dossier, tapez le nom dans la recherche de la liste —
la recherche, elle, ignore le filtre de période.
La création ultra-rapide
Un seul écran, deux blocs : l'emprunteur principal et le projet. Cinq champs obligatoires suffisent pour l'emprunteur. Tout le reste se complètera plus tard.
Pourquoi ces 5 champs et pas d'autres ?
- Civilité, prénom, nom — ils composent le nom du dossier généré automatiquement (ici :
C. DUPONT). - Téléphone mobile — c'est la clé de détection des doublons. C'est le champ le plus important de l'écran.
- E-mail — indispensable pour transmettre la DER et les documents au client.
Les co-emprunteurs
Le compteur 1/6 indique le nombre de personnes déjà rattachées sur un
maximum de six. Le bloc est marqué Facultatif : vous pouvez ajouter le
conjoint tout de suite, ou le faire à l'étape 3 du parcours rapide, ce qui est souvent plus
confortable car vous y disposez de tous les champs (identité complète, situation, profession…).
Qualifier le projet en 4 champs
Le second bloc de la création ultra-rapide qualifie l'opération. Deux champs sont obligatoires (Type d'opération et Source) et conditionnent l'activation des deux boutons du bas.
Les 17 types d'opération disponibles
- Terrain seul
- Construction
- Terrain + construction
- Neuf clé en main
- Neuf en VEFA
- Ancien sans travaux
- Ancien avec travaux
- Travaux amélioration
- Travaux d'agrandissement
- Travaux de transformation
- Autre travaux
- Paiement de soulte
- Paiement de soulte + travaux
- Achat de SCPI
- Rachat de prêt immobilier
- Regroupement de crédits
- Projet divers
Évaluation prospect — la maturité du projet
| Valeur | Quand la choisir |
|---|---|
| Début de recherche | Le client n'a pas encore de bien. Priorité : la capacité d'emprunt. |
| Bien trouvé | Un bien est identifié, pas encore d'offre acceptée. Priorité : la faisabilité. |
| Compromis signé | Le compte à rebours est lancé. Priorité : la DDP, tout de suite. |
Source — d'où vient ce contact ?
- Passage vitrine
- Site Internet
- Pages jaunes
- Achat de fiche
- Relations personnelles
- Recommandation
- Apporteur — fait apparaître un second champ obligatoire
Le garde-fou anti-doublon
Dès que vous saisissez un numéro de mobile déjà connu, le CRM interrompt la saisie et vous pose une question à conséquence. C'est le moment le plus important de la création : une erreur ici crée un client fantôme qui polluera vos statistiques et Cifacil.
Doublon potentiel détecté
Un prospect avec ce numéro de téléphone existe déjà. Souhaitez-vous lui attribuer ce dossier ?
« Oui, lui attribuer » — le cas normal
Le nouveau dossier est rattaché au client existant. Vous conservez son historique, ses coordonnées, et surtout son identifiant Cifacil s'il en a un. C'est le bon choix dès que la personne au téléphone est bien celle affichée.
- Un client, plusieurs dossiers : c'est le fonctionnement attendu du CRM.
- L'historique de relation reste consolidé sur une seule fiche.
« Non, créer un nouveau client » — l'exception
À réserver aux vrais cas de numéro partagé : un couple, un parent et son enfant, une ligne d'entreprise. Le CRM confirme alors par une seconde fenêtre (« Nouveau client — un nouveau prospect sera créé à l'enregistrement du dossier »).
- Deux fiches pour la même personne = statistiques faussées.
- Un doublon poussé dans Cifacil est pénible à corriger ensuite.
Le petit détail à connaître : la correction d'e-mail
Sous le champ e-mail, le CRM peut afficher en corail :
« Voulez-vous dire camille.dupont@gmail.com ? ». Il détecte les fautes de frappe
courantes sur les domaines (gmial, hotmial,
@email.com…). Un simple clic sur la proposition corrige l'adresse.
Ce n'est pas bloquant, mais un e-mail erroné signifie DER non reçue et
relances perdues.
« Que souhaitez-vous faire ensuite ? »
En bas de la création ultra-rapide, deux boutons apparaissent une fois les champs obligatoires remplis. Les deux enregistrent le dossier. Ils ne diffèrent que par l'écran sur lequel ils vous emmènent.
Que souhaitez-vous faire ensuite ?
Accéder aux simulateurs
Vous ouvrez directement les outils de calcul : capacité d'emprunt, mensualité, faisabilité. Le dossier vient d'être enregistré, aucune donnée n'est perdue.
- Le dossier existe déjà : rien n'est perdu.
- Vous reviendrez à la complétion plus tard, depuis la fiche dossier.
Compléter le dossier Suite du chapitre
Vous enchaînez sur la proposition de DER, puis vous arrivez sur la fiche dossier, d'où se fait toute la suite de la saisie.
La DER : générer puis transmettre
Le Document d'Entrée en Relation présente le conseiller et l'agence au client. Sa remise est une obligation réglementaire d'intermédiaire en opérations de banque. Le CRM la propose juste après l'enregistrement du dossier.
Envoyer la DER au client
Avant d'envoyer, vous devez générer le Document d'Entrée en Relation, puis le transmettre.
Pourquoi « Générer » est parfois grisé
La modale affiche un encadré orange « Éléments manquants requis » avec la liste précise de ce qui bloque. Pour la DER, il s'agit typiquement du prénom, du nom et de l'e-mail de l'emprunteur.
Document présentant le conseiller et l'agence au client.
Éléments manquants requis :Chaque étiquette porte un + : cliquez dessus pour être conduit directement au champ à remplir. Vous n'avez pas à deviner où il se trouve.
Les trois documents du dossier amont
| Document | À quoi il sert | Où le générer |
|---|---|---|
| DER | Présente le conseiller et l'agence. Obligation réglementaire d'intermédiaire en opérations de banque. | Modale de création, fiche dossier, ou étape 8 du parcours rapide. |
| Avis de faisabilité | Analyse chiffrée de la faisabilité du projet immobilier. | Fiche dossier ou étape 8 du parcours rapide. |
| Mandat de recherche | Contrat qui autorise le courtier à rechercher un financement. | Fiche dossier ou étape 8 du parcours rapide. |
Le parcours rapide, en conditions réelles
Voici /creation-dossier-2 reproduit à l'identique. Vous saisissez vraiment : les champs obligatoires bloquent « Suivant » comme dans le CRM, le panneau Faisabilité se recalcule à chaque frappe, et le récapitulatif n'ouvre les documents que lorsque les éléments requis sont présents.
La check-list des éléments manquants
Un document grisé n'est jamais un bug. C'est le CRM qui vous dit : « il me manque telle information pour produire un document juste ». Voici la liste exacte, par document.
| Document | Éléments requis | Où les saisir |
|---|---|---|
| DER | Prénom · Nom · E-mail de l'emprunteur | Création ultra-rapide, ou étape 3 (Emprunteurs) |
| Avis de faisabilité | Adresse de l'emprunteur · Ville de l'emprunteur · Ville du bien · Faisabilité du projet · Prix du bien · Montant du prêt · Durée de financement | Étapes 2 (Projet), 3 (Emprunteurs) et 6 (Financement) |
| Mandat de recherche | Date de naissance · Adresse de l'emprunteur · Ville de l'emprunteur · Profession · Montant du projet · Ville du bien | Étapes 2 (Projet), 3 (Emprunteurs) et 6 (Financement) |
Les 4 informations qui débloquent presque tout
- L'adresse complète de l'emprunteur — elle alimente à la fois « adresse » et « ville », exigées par l'avis de faisabilité et le mandat.
- La date de naissance — seul verrou spécifique au mandat.
- La profession — idem, un champ, un document débloqué.
- L'adresse du bien (étape 2) — elle donne « ville du bien », exigée deux fois.
Et après ce chapitre ?
Votre dossier est créé, renseigné, ses documents sont générés et transmis. La suite du parcours de formation :
- Chapitre 2 — Les simulateurs : capacité d'emprunt, mensualité, faisabilité, TAEG.
- Chapitre 3 — Les pièces du dossier et la collecte des justificatifs.
- Chapitre 4 — La DDP : préparer et présenter le dossier aux banques.
- Chapitre 5 — Le suivi : tâches, agenda, relances, statuts.
- Chapitre 6 — Le pilotage : tableau de bord, CA, positionnement réseau.
La fiche dossier, votre poste de pilotage
Le bouton « Terminer » du récapitulatif vous dépose ici. C'est l'écran sur lequel vit le dossier une fois constitué : trois colonnes, les actions à gauche, les données au centre, le suivi et les chiffres à droite. C'est aussi d'ici que vous relancerez le parcours rapide pour toute modification ultérieure.
Calculez capacité, mensualité, taux ou faisabilité en quelques clics.
Dossier non encore lié · jamais synchronisé
CI-AP-26-1223
est l'identifiant à citer en interne. Les 3 onglets séparent les données
(Vue d'ensemble), les justificatifs (Pièces du dossier) et l'historique
(Activités). Les pastilles en dessous sont des raccourcis vers les sections de la page.
Pensez à prendre rendez-vous afin de faire avancer le dossier.
- Passage du statut « Pré-brouillon » à « Premier contact »06/08/2026 · AUTO
- Création du dossier « C. DUPONT »06/08/2026 · AUTO
AUTO.
C'est votre preuve d'antériorité en cas de litige — et le moyen de savoir qui a fait
quoi sur un dossier partagé.
Les réflexes qui font gagner du temps
Sept situations que vous rencontrerez dans les premières semaines, et la bonne réaction pour chacune.
À faire systématiquement
- Chercher avant de créer. La barre de recherche est dans tous les en-têtes.
- Saisir le mobile en premier. C'est lui qui déclenche le contrôle doublon, avant que vous n'ayez tout tapé pour rien.
- Créer le dossier pendant l'appel, même incomplet. Un dossier vide vaut mieux qu'un post-it.
- Demander date de naissance, profession et adresse dès le premier échange.
- Planifier la prochaine action avant de quitter la fiche (bandeau rouge « Aucun rendez-vous de planifié »).
À ne jamais faire
- Créer un second client pour une personne déjà présente, « pour aller plus vite ».
- Basculer les consentements sur Oui sans accord explicite du client.
- Oublier un crédit en cours à l'étape 5. La banque le verra.
- Considérer « Passer l'étape » comme un abandon de la DER. Elle reste due.
- Cliquer avant la fin du chargement de la fiche dossier.
Dépannage express
| Symptôme | Cause la plus probable | Solution |
|---|---|---|
| Les deux boutons du bas restent grisés | Source = « Apporteur » alors qu'aucun apporteur n'est enregistré pour l'agence | Choisir la vraie source (Recommandation, Site Internet…) |
| « Suivant » ne réagit pas à l'étape 3 | Le champ Foyer est resté sur « Je suis …. » | Remonter en haut de la carte emprunteur et choisir une valeur |
| « Suivant » ne réagit pas à l'étape 2 | Type de logement ou Destination du logement non renseignés | Compléter les deux listes déroulantes marquées d'une étoile |
| Le dossier n'apparaît pas dans la liste | La liste est filtrée sur le mois en cours | Taper le nom dans la recherche de la liste, ou changer la période |
| « Générer » est grisé sur un document | Éléments manquants requis (encadré orange juste en dessous) | Cliquer sur une étiquette « + » pour aller au champ |
| Le panneau Faisabilité affiche 0 € partout | Ni revenus (étape 4) ni coûts (étape 6) saisis | Renseigner au minimum coût du logement, apport, durée, taux |
| Le taux d'endettement paraît faux | Une dette a été saisie en « charge » au lieu de « dette (crédit) » | Reprendre l'étape 5 et déplacer la ligne |
Quiz de validation
8 questions pour valider le chapitre. Seuil de réussite : 75 % (6 bonnes réponses sur 8). Chaque réponse est corrigée immédiatement, avec l'explication. Votre score est transmis à la plateforme de formation.
Vous savez créer et compléter
un dossier.
Vous maîtrisez maintenant la création ultra-rapide, le contrôle doublon, la DER, la fiche dossier et les 8 étapes du parcours rapide.
5 champs
Civilité, prénom, nom, mobile, e-mail — c'est tout ce qu'exige la création ultra-rapide.
8 étapes
Infos · Projet · Emprunteurs · Revenus · Charges · Financement · Patrimoine · Récap.
4 informations clés
Date de naissance, profession, adresse de l'emprunteur, adresse du bien. Elles débloquent tous les documents.
Prochaine étape
Passez au Chapitre 2 — Les simulateurs pour apprendre à chiffrer une capacité d'emprunt et produire un avis de faisabilité convaincant.